Comment mesurer et évaluer la productivité et la qualité du travail lorsque les équipes travaillent à distance ?

Depuis la pandémie, le télétravail s’est généralisé. D'une part pour répondre aux enjeux de santé et de sécurité des employés et d'autre part pour s’adapter aux attentes des collaborateurs, qui de plus en plus, placent la flexibilité en termes de jours et d’heure de travail, comme l’une de leur principale préoccupation.

Pour certaines entreprises, le télétravail est devenu la norme et cela à fait émerger de nouveaux enjeux pour les workplace managers, les départements des ressources humaines et les managers d’équipes.

Bill Robert, co-fondateur de Wx, explique dans cet article :

• Comment compter le nombre réel de personnes travaillant à distance,
• Comment mesurer la qualité du travail effectué,
• Comment comprendre la manière dont les équipes collaborent à distance et vous donne les clés pour optimiser votre organisation à l’heure où le travail en distanciel est plus répandu que celui en présentiel,
• ...

Le simple fait de connaître le nombre exact de personnes en télétravail est déjà complexe ! Et si vous pensez que l’exercice est facile, interrogez le département RH ou même le département IT et vous constaterez rapidement, qu’ils ont du mal à connaître le nombre réels de personnes travaillant de chez eux.

Dès lors que vous voulez planifier une organisation de travail à 100% en télétravail - en “full-remote”, vous avez besoin d’analyser un nombre de paramètres plus importants pour planifier efficacement la chaîne de production de vos équipes de manière efficiente.

La multiplication des appareils utilisés par les collaborateurs et la démocratisation des applications de travail qui divisent le travail sur du multi-plateforme, rend aussi le suivi particulièrement complexe et pourtant. Aujourd’hui une majeure partie du travail se fait en ligne.

Si vous voulez comprendre,qualifier, comment ce travail est effectué et comment les équipes collaborent entre elles, il faudra faire preuve de créativité, c’est justement à ce moment que l’analyse des métadonnées contenues dans vos outils de collaboration vont devenir particulièrement utiles.

L'analyse des metadata contenues dans vos outils de collaboration permet d’analyser les interactions numériques qui sont faites au sein de votre organisation et de comprendre comment les collaborateurs en télétravail utilisent les outils mis à leur disposition pour rester connectés entre eux et effectuer les tâches qui leur sont assignées.

Vous pourrez par exemple, comprendre:

• Quelle équipe est le pivot central d’un projet ?
• Y’a t-il des collaborateurs ou des équipes isolées ?
• …

Vous serez en mesure d’analyser la durée moyenne du temps de connexion aux outils, pour savoir combien de temps vos collaborateurs ont travaillé depuis le premier email envoyé dans la journée jusqu’à la dernière action effectuée en fin de journée.

L’analyse des métadonnées vous fournira également de précieux insights sur l’aspect collaboratif du travail :

• Combien de temps les collaborateurs passent-ils en visioconférence et en réunion ?
• Combien de participants sont présents aux réunions en ligne ?
• La synergie collaborative est-elle toujours bien présente malgré le travail à distance ?
• …

Les analyses des métadonnées des outils de collaboration représentent une mine d’or d’informations pour les responsables immobiliers, les acteurs de l'environnement de travail et bien entendu les Ressources Humaines. Elles permettent d'évaluer de manière quantitative et qualitative le travail fourni par les collaborateurs en home-office et d’exploiter ces informations pour proposer une organisation du travail plus efficace, plus productive, adaptée aux besoins de votre entreprise.