Est-ce que, comme on le dit, les choses sont en train de tout bouger ?

En effet avec la pandémie, les tendances qu'on pensait voir arriver dans les 5 ou 6 ans sont apparues en moins d'un an et elles se sont renforcées. Nous sommes actuellement dans une phase de changement, une phase d'adaptation.
Ce qu'on voit en France mais aussi en Europe et dans le monde, c'est qu'il n'y a pas une grande entreprise qui ne se pose pas ces questions : comment optimiser mon bâtiment, comment le rendre plus attractif et utile pour mes collaborateurs, comment organiser les postes de travail ?

Pour autant, on n'a pas de tendance claire sur ce qu’elles font. Elles essayent de voir ce qui se fait ailleurs. Elles se benchmarkent avec d'autres structures et elles tâtent le terrain. Mais on sent qu’elles cherchent à trouver un équilibre entre les besoins des employés et les besoins de l'employeur et donc pour ça, elles ont besoin d'avoir des données précises.

La genèse de Wx solutions qui a démarré en 2017 était motivée par ce point, à savoir proposer des données utiles au service de l'expérience collaborateurs. Ce n'est pas nouveau, depuis des années, les gestionnaires de bâtiments, les Facility manager et les RH cherchent à approfondir, à rationaliser leur empreinte immobilière et donc nous, notre partenaire Jooxter, on va leur donner de la data pour les aider à le faire.

Au travers de capteurs de mesure d'occupation ou d'utilisation avec une technologie qui est complètement conforme au RGPD parce que nous utilisons l'infrarouge et le thermique.

La data sont totalement anonymisées. On va la restituer au travers de rapports d'analyses qui concernent les espaces et les usages. C'est ce qui a naturellement conduit au rapprochement entre notre partenaire Jooxter et Sodexo dans le cadre de la stratégie Workplace de Sodexo : mettre au service de nos clients de la data pour aussi mieux comprendre les usages de l'occupant.

Est-ce un mouvement de fond ?

Est-ce une demande plus prégnante aujourd'hui et qui concerne toutes les sociétés ?

Exactement ! Alors après on verra des cultures d'entreprises qui diffèrent mais un point qui est intéressant, c'est qu'en fait, le sujet des taux d'occupation et du space management n'est pas nouveau.
Avant la pandémie, on avait des taux d'occupation entre 70-85% pour les meilleurs élèves si je puis dire.

La réalité était certainement un peu moindre mais on n'avait pas de données précises. Aujourd'hui, post COVID, on s'aperçoit, bien évidemment après les grandes phases de confinement où on avait 0% de taux d'occupation, on s'aperçoit qu'on descend entre 60 voire 40% si ce n'est moins et cela a bien évidemment un impact sur les coûts de gestion des bureaux.

Donc le télétravail a pris, sans grande surprise beaucoup, beaucoup de place, mais donc la mesure d'occupation est bien évidemment beaucoup plus prégnante.

Alors aujourd'hui, quand on parle de de workplace ou plus exactement de liquid workplace, on a le plus souvent en face de nous pas seulement la direction immobilière qui cherchent à optimiser les coûts et la rentabilité de ses mètres carrés, mais aussi trois autres promoteurs décideurs.

La deuxième direction qui rentre dans ses réflexions, c'est la direction de l'environnement de travail. Ils vont exploiter, soit en interne soit de manière externalisée, tous les services aux occupants.

La troisième direction qu'on voit et ça c'est une très bonne chose, ce sont les RH.
Quand on parle de lieu de travail, on ne parle plus juste de murs, de mobilier, de sièges etc... On est aussi dans une logique - j'employais le terme utile tout à l'heure - de consommation de l'espace et donc d'attraction des talents de fidélisation, de rétention des talents et donc les RH deviennent beaucoup plus partie prenante dans cette réflexion qui vise à concilier productivité et bien-être au travail.

La quatrième direction est la DSI parce qu'elle va intervenir dans la préparation, dans les réflexions en amont, sur tous les aspects technologiques.

La data va être un moyen pour ces décideurs ou promoteurs d'avoir une vision fiable, réelle et exhaustive et non plus subjective : "nous n’avons plus assez de mètres carrés” ; "les meeting rooms ne sont pas adaptées aux besoins des salariés", etc...

La digitalisation de l’entreprise, n'est pas un but en soi, c'est juste un moyen de mieux comprendre comment sont utilisés les mètres carrés.
Est-ce que les salles de réunion sont trop grandes?
Est-ce que mes bureaux sont suffisamment occupés ?
Est-ce que je ne peux pas assurer une meilleure fluidité aussi dans ma salle de restaurant, dans les open spaces , etc... ?

Pour conclure, le workplace, c'est une réponse aux enjeux conjugués de ces quatre directions :

• La Direction immobilière (mon empreinte immobilière),
• La Direction RH (la transmission de ma culture d'entreprise les façons de travailler de s'organiser,
• La Direction de l'environnement (quels usages, quels services je vais mettre à disposition de de mes occupants)
• Et bien évidemment la DSI (Est-ce que mes outils sont bien connectés pour les orienter là aussi, au mieux pour les utilisateurs).

J'employais tout à l'heure le terme "liquid workplace". En effet, l'espace de travail n'est plus un lieu unique mais pluriels.

Aujourd'hui on voit le bureau central mais aussi la maison avec le télétravail, les tiers-lieux, comme les coworkings, l'extérieur. Ainsi, quand je suis en voyage en transit, je vais m'arrêter dans un café où je vais m'arrêter chez un client ou un partenaire qui va mettre à disposition une salle, un endroit pour travailler. Donc, je peux travailler de n’importe où.

C'est pour ça qu'on emploie ce terme "liquid" et donc fort de ce postulat, les entreprises, avec l'aide de cabinets de conseil ou d'études, vont faire ce qu'on appelle des personaes, c'est-à-dire qu'elles vont regarder tout au long de la journée quel est le parcours de l'employé, du visiteur, du client pour comprendre ses besoins, comprendre ses irritants.
Si je prends l'exemple d'un visiteur quand il va arriver sur un site, il peut avant même d'arriver sur le site recevoir aujourd'hui des informations sur la circulation, l'endroit où se garer, la salle ou l’endroit dans lequel il pourra travailler, la connexion Wi-Fi dans l'entreprise dans laquelle il va aller, l'organisation aussi des moyens de transport (si je viens en voiture, si j'ai en voiture électrique, si je viens en deux roues ou en covoiturage, etc...).

Oui, le lieu de travail se personnalise. Sa gestion s'adapte aux différents usages.

On voit d'ailleurs que les designers d'espaces et d'ameublement se sont adaptés. Les salles de réunion qui étaient très grandes se réduisent au profit de plus petites, pour deux / trois personnes. Parce que finalement, on voit que les grandes superficies avec une capacité de 15 personnes sont très très peu utilisées.
On voit des évolutions en termes d'ameublement avec des canapés trio à deux ou trois qui vont être phonétiquement isolés, qui vont permettre à des gens de se parler sans être embêtés par le brouhaha extérieur.
On voit apparaître ce qu'on appelle des salles "silence" pour que les gens puissent se concentrer. Quand vous arrivez dans cette salle, votre téléphone portable est interdit et l'idée c'est vraiment de pouvoir permettre aux employés de s’isoler, tout en restant sur un lieu de collaboration.
Les cabines téléphoniques sont des nouveaux aménagements qu'on voit apparaître depuis des années et qui d'ailleurs sont, une réponse complémentaire aux open spaces, au Flex office qui arrive de plus en plus fréquemment.

Autres services bien évidemment, dans cet environnement de travail : ce sont tous les services de propreté, d'accueil, de maintenance qui vont là aussi s'adapter aux flux des personnes.

C'est un vrai changement parce que jusqu'à présent, on était dans une logique de service au mètre carré. Or aujourd'hui, il faut que ces directions de l'environnement pensent et designent leurs services dans une vie de service à l'usage. Donc ça c'est nouveau et là encore la data peut être utile.

Chez Wx par exemple, lors du premier confinement, on a développé une application "temps réel" pour les occupants mais aussi qui va permettre de donner des alertes aux équipes de propreté pour leur dire "nous allons utiliser ce bureau", "On s'en va au bout deux heures",.... et donc en fonction des règles de gestion que l'entreprise a fixé, on va décider de nettoyer
Ou alors au contraire une salle de réunion qui n'est pas du tout utilisée depuis deux ou trois jours, à quoi bon la nettoyer de façon systématique. Donc on voit bien qu'il y a un changement structurel qui s'opère au sein des entreprises.

C'est un changement tous azimuts. Je trouve ça très bien parce que ça génère de l'innovation. Et puis ce que je vous disais tout à l'heure, c'est qu'on va arriver à un équilibre. On est dans une phase de transformation donc il y a des essais qui sont faits.

On teste ! Il y a des choses qui resteront, d'autres qui évolueront et puis des choses qui s'arrêteront de leur propre gré.

Je pense que l'espace de travail connaît lui aussi des effets de mode. Ce qu'il faut savoir, c'est qu'il y a toutes ces réflexions autour du workplace parce que les entreprises sont aussi beaucoup plus mobiles, agiles dans leur organisation, dans leur stratégie.
Aujourd'hui, une entreprise en rachète une autre, elle développe une nouvelle business unit. Elle crée un nouveau service, elle arrête une activité... Donc l'entreprise, c'est un être vivant, elle est mouvante et donc l'organisation physique doit être aussi liée aux organisations de l'entreprise et être le reflet de cette stratégie. C'est le premier point.

Le deuxième point, c'est qu'effectivement avec un taux d'occupation entre 30 et 70%, les entreprises peuvent se poser la question de savoir s'il est pertinent de garder des espaces peu utilisés voire souvent fermés la moitié du temps.
**
Qu'est-ce qu'on fait quand on en a que 30 ou 40% des personnes qui utilisent un espace mis à part réduire les bureaux ?
On entend beaucoup que l'idée, c'est de faire revenir les gens. A-t-on un juste milieu entre cette logique qui dit qu'il faut des espaces plus petits tout en ayant pour objectif de faire revenir les gens ?**

La réduction d'espace n'est pas une solution mais une des solutions.
Le réaménagement de l'espace est à envisager :

• Est-ce que j'ai trop de salles de réunion trop grandes ?
• Dois-je plutôt prévoir des box de réunion plus petites
• Est-ce que par exemple mon espace de restauration où il y a 500 mètres carrés utilisés deux heures par jour peut être reconverti à un autre moment de la journée pour justement l'utiliser autrement, pour faire du brainstorming, pour faire des événements, pour faire un espace de travail de coworking etc...

Le Flex office répond aussi à une troisième demande pour moi qui est plus liée à à la facilité de ces changements d'organisation, des entrées sorties. C'est beaucoup plus facile quand vous avez un espace ouvert que quand vous avez des espaces totalement fermés et ça se traduit aussi par une culture que les entreprises veulent beaucoup plus agile, beaucoup moins top down où finalement l'épaisseur de la moquette, où la qualité de votre mobilier n'est plus liée à votre statut.

Une fois qu'on a dit ça, par contre, il n'y a a priori personne aujourd'hui qui a la prétention de dire que le mode hybride est le Saint Graal. Il y a un contexte particulier qui doit faire écho à la culture d'entreprise, à la manière de travailler, mais on se rend compte aussi, que ça fait maintenant 2 ou 3 ans que certaines entreprises l'ont mis en place et que cela amène d'autres questions.

J'imagine qu'il y a des avantages et des inconvénients ?

En tant que collaborateur, si je n'ai plus mon bureau, comment je me dirige dans mon environnement de travail? Où est-ce que je sais que je peux trouver un bureau libre par exemple?

La notion de parcours utilisateur a forcément tout son sens. L'enjeu donc va être pour l'entreprise de faciliter au maximum la tâche à l'employeur et de lui proposer par la même occasion des services nouveaux, mieux disants.
Donc il y a ce contrat gagnant-gagnant c'est-à-dire que, moi employeur, je décide d'aller potentiellement plus sur une solution hybride et donc comment je garantis à mon employé qu'il va aussi lui s'y retrouver :

• On va mettre à disposition des casiers connectés.
• On va lui permettre, via un logiciel, de faire une réservation en amont pour une réunion et d'avoir en un seul coup d'œil une visibilité sur les espaces occupés ou libres.

Donc, par exemple, Wx a fait une application utilisateurs occupants qui permet d'identifier en un simple coup d’œil les espaces libres, de mettre aussi en avant des jauges capacités alors ça c'était bien évidemment très demandé par nos clients. en pleine pandémie pour justement s'assurer qu'il n'y a pas trop de monde dans un espace, un espace de travail ou même un espace de restauration.

On est dans une phase d'évolution et à vrai dire c'est très bien parce qu'il y a beaucoup de choses qui se mettent en place. Mais ce qu'on voit c'est que **l'employé est beaucoup plus moteur dans la décision ** alors qu'avant on l'entendait très peu.

L'attractivité va aussi passer par les styles de management, les styles culturels et par un contrat gagnant - gagnant.
Vous me posiez la question tout à l'heure en quoi l'employé prend un peu plus de pouvoir et en quoi lui il y voit un bénéfice : parce que justement il y a ce contrat gagnant gagnant où le collaborateur va consommer son espace de travail comme il le souhaite et l'employeur va lui dire ok mais on se met d'accord sur les résultats.
Peu importe comment tu utilises ton espace de travail, je te mets à disposition ces différents espaces liés à ton poste. Quand on dit ça bien évidemment, on remet quand même en question les anciens modèles de management.

Il ne faut pas se leurrer : la culture d'entreprise c'est l'ADN d'une société.

Toutes les entreprises ne passeront pas comme ça et à vrai dire c'est pas grave. En fait il y a pas de il n'y a pas de bon ou mauvais choix. Il faut juste que ce soit cohérent entre la culture et comment on veut transférer, comment on veut démontrer cette culture dans les espaces de travail.

On a la chance aujourd'hui, ce qui n'était pas le cas il y a quelques années, qu'avec les nouvelles technologies, on met à disposition de la data justement pour analyser pour objectiver (on parler de subjectivité tout à l'heure). Là ça permet d'objectiver et puis d'améliorer la gestion des espaces.