Comprendre la différence entre Open-space et activity based working
Le monde du travail ainsi que les attentes et les habitudes des salariés évoluent déjà depuis quelques années et ces transformations se sont particulièrement accélérées avec la crise de la covid-19 et le confinement de Mars 2020.
Open-space VS flex-office
Télétravail généralisé et espaces de travail occupés en alternance et désattribution des bureaux (ou flex-office) amènent les départements RH à repenser l'organisation du travail et des espaces afin de s'adapter aux concepts que sont : l'activity based working, le desk sharing et le flex-office.
Si la prise de conscience de la nécessité de repenser la workplace est bien intégrée par les ressources humaines et les gestionnaires d'immobilier d'entreprise, nous observons encore une confusion importante entre les termes " open space" et "activity based working". Pour bien comprendre, la différence, faisons le point avec David Lanter, Directeur workplace France pour Wx.
L'open space
David défini l'open space comme étant un espace de travail composé de bureaux individuels, séparés par des cloisons et destinés à l'exécution de tâches administratives, comme par exemple, les open-spaces des centres d'appels.
L'activity based working ou flex-office
A contrario, l'activity based working est un mode d'organisation dans laquelle on offre aux collaborateurs une palette d'espaces pour travailler afin qu'ils choisissent celui qui présentera pour lui la meilleure configuration pour travailler.
Cette nouvelle tendance organisationnelle est largement impulsée par le phénomène de "désattribution des bureaux". Flex-office, hot desking sont des neo-concepts qui favorise l'activity based working.
Une organisation activity based working implique que les collaborateurs travaillent en flex-office ?
Ils n'est pas obligatoire d'avoir des espaces de travail équipés de bureaux non attribués, mais, les mètres carrés dédiés aux espaces de travail collaboratifs et partagés augmentant considérablement, le nombre de postes de travail classiques, occupés par un seul et même collaborateur de façon régulière doit être restreint pour rester dans une enveloppe budgétaire acceptable.
Open space, brisons le mythe !
Venu des Etats-Unis, le concept de l'open space arrive en France dans les années 80 et fait rapidement des adeptes, séduit par les promesses d'une optimisation accrue de la collaboration et du rapprochement des équipes grâce au décloisement des bureaux. Puis l'engouement prend vite fin.
- L'open space est qualifié de trop bruyant
- Trop de stimulations visuelles
- Trop de stimulations sonores
- 74% des personnes interrogées par Wx reportent un manque de concentration en open space.
Alors faut-il abandonner l'open-space ?
David Lanter affirme que chez Wx, nous avons constaté que les nuisances sonores diminuent de 30% par rapport à un bureau classique !
Donc non, l'open-space et l'activity based working ne nuisent pas à la productivité, à conditions de respecter quelques règles !
Activity based working, les bons outils
Pour piloter efficacement votre stratégie workplace, équipez- vous d'outils performants, innovants et précis :
- La collecte de données
- L'installation de capteurs
- L'analyse de l'occupation et l'utilisation des espaces de travail sont les meilleurs outils pour repenser votre stratégie workplace.
Avec la généralisation du télétravail, du travail à distance, vous avez probablement besoin de moins de postes fixes et plus d'espaces dédiés à la collaboration. Il est temps de changer les règles de vie du bureau, les règles de vie des collaborateurs et repensez vos espaces de travail !
Règle N°1 faire du vrai activity based working et pas un ersatz !
Bien déterminer les espaces de travail nécessaires ?
La variété des espaces de travail est un élément clé d'une organisation activity based réussie :
- Espace informel de collaboration
- Espace de concentration
- Phone booth pour passer des appels. Il existe une palette d'espaces ! Ne vous contentez pas de proposer 1 ou 2 espaces à vos collaborateurs !
Chez Wx, l'analyse se base sur deux fondamentaux :
- La technologie, pour analyser finement l'expérience utilisateur grâce à des capteurs qui mesure l'utilisation des espaces de travail
- L'ethnographie pour faire un schéma et cartographier l'expérience utilisateur
Inclure les collaborateurs dès la conception des espaces de travail
Si à première vue cela peut vous paraître risqué, donner les clés à vos collaborateurs, en les laissant décider est le meilleur moyen pour leur proposer un environnement de travail adapté à leurs besoins et réduire vos dépenses relative à la conduite du changement, ou change management.
Règle N°2 : Ne pas négliger le besoin de s'isoler
Un collaborateur qui souhaite s'isoler, ne signifie pas qu'il ne veut pas travailler en équipe ! Selon les tâches à effectuer, certaines nécessitent d'être seul pour des raisons de concentration, de confidentialité ou d'humeur.
Il existe plusieurs solutions pour permettre aux collaborateurs de s'isoler quand nécessaire: phone booth, salles silence, cubicule dispersés dans l'open space
Règle N°3 : Modernisez votre approche du travail
Exit les environnements de travail silencieux qui rappellent les bibliothèques universitaires ! Acceptez qu'il y ait du bruit et de la vie dans l'open space, signe d'une collaboration dynamique, mais bien sûr pour cela, il faut d'abord respecter la règle N°2 en créant des espaces d'isolement dédiés à la concentration.
Règle N°4 : Ne soyez pas dogmatique
Comme pour tout changement, il y aura toujours une poignée de réfractaires à la nouvelle organisation des espaces de travail, qui restera attachée à leur poste de travail fixe et régulier, mais le plus souvent, la transition se passe très bien lorsque vous respectez les bonnes pratiques de l'activity based working.
Un corollaire à tout ça, quantifier le tout. Cela vous permettra de démontrer à vos collègues, vos collaborateurs, vos équipes, vos dirigeants et même à l'externe, la performance de votre environnement de travail.