Il est probable que depuis quelques temps, vous vous intéressiez de près aux technologies, méthodes et bonnes pratiques du workplace management.

Vous en avez compris les enjeux et vous êtes convaincu qu’il est aujourd’hui nécessaire d’optimiser et d’adapter le lieu de travail en fonction de l’usage qu’en font les collaborateurs et en fonction de leurs besoins réels.

Si l’optimisation et la bonne gestion des espaces de travail est une problématique à laquelle, les gestionnaires d’immobilier d’entreprise ont toujours été sensibles, la Covid-19 et le confinement ont renforcé la nécessité d’optimiser la workplace, en bouleversant les habitudes de travail, en démocratisant, le télé-travail et le flex-office. Ces nouvelles manières de travailler, d’utiliser les bureaux et autres espaces de travail, ont un impact direct sur le taux d’occupation des open spaces, des salles de réunions, sur le nombre de visiteurs accueilli dans les locaux et redéfinir sa stratégie workplace est devenu indispensable pour optimiser rentabilité financière, productivité et bien être des salariés.

Le workplace management est né de problématiques d’entreprises sur les espaces de travail. Il arrive que certaines grandes salles de réunion, dotées d’équipements ultra performants, tels que des systèmes de projections ou de visio-conférences HD ainsi que des écrans 26 pouces ne soient utilisés que par des petits groupes qui n’ont pas besoin d’une infrastructure aussi évoluée pour un meeting opérationnel réunissant 3 collaborateurs. Définir le nombre et la capacité d’accueil des salles de réunion, pour répondre aux besoins réels des collaborateurs, tout en améliorant la rentabilité de ses mètres carrés fait partie des enjeux forts, en matière d’optimisation d’espace et de workplace management.

Aussi, certaines fonctionnant entièrement en open-space n’avaient pas d’espaces dédiés à la visioconférence entre un salarié et une personne extérieure par exemple.
Cette discipline permet en plus de cela d’améliorer l’engagement des collaborateurs ; ce sont effectivement les premiers concernés. Les changements que l’on peut faire pour cette optimisation doivent se faire avec eux, en les interrogeant sur leur ressenti, leurs habitudes, leurs pratiques et leurs envies.

Cette gestion des espaces de travail est une pratique stratégique importante qui se développe depuis plusieurs années avec des tâches qui rentrent dans les fiches de poste des “office managers”, des “facility managers”. C’est même devenu un métier : celui de “workplace manager” ; ce dernier travaille à la fois au bien-être mental des salariés, mais aussi à leur bien-être physique. Son rôle est d’organiser l’espace pour le rendre agréable et fonctionnel, créer des espaces de travail individuels ou collaboratifs.

Qui est concerné par le workplace management et la gestion des espaces de travail ?

Direction RH et ressources humaines

Afin de préserver et d’enrichir l’expérience collaborateurs, le service en charge des ressources humaines au sein de l’entreprise est bien souvent partie prenante de tout projet workplace. Le lieu de travail est-il adapté aux attentes et aux besoins des salariés ? Est-ce que les bureaux sont conçus pour garantir la sécurité des collaborateurs ? Est-ce que l’environnement de travail permet aux équipes d’être productives ? Autant de questions relatives à la workplace et pour lesquelles les ressources humaines doivent être impliquée dans les projets d’optimisation des espaces de travail.

Gestionnaire d’immobilier d’entreprise

Les gestionnaires et les exploitants d’immobilier d’entreprise sont eux aussi concernés par le sujet. S’ils ne sont pas directement en charge de l’expérience collaborateur, ils doivent repenser l’agencement de leurs bâtiments dans une logique Smart Building afin d’optimiser la rentabilité de leurs m2 tout en proposant des environnements de travail qui s’inscrivent dans une démarche durable, en évitant, par exemple, une consommation d’énergie excessive et inadaptée au taux d’occupation du lieu de travail, qui, depuis le confinement est de plus en plus variable. Flex-office et hybrid workplace sont les nouvelles manières de travailler et ces néologismes font partie intégrante de la notion de workplace et smart building.

Facility manager

Le facilty manager a pour mission de coordonner l’organisation des bureaux et de mettre en place les services proposés par les entreprises, telles que les services de restauration, de conciergerie ou la mise à disposition de véhicules navette. En matière de workplace management, les entreprises de facilities management doivent elles aussi repenser l’allocation des ressources.

La location et/ou le maintien de locaux pour les entreprises coûte très cher ; leur entretien également, puisqu’un bureau est avant tout un outil de travail indispensable. Si un incident se déclare, qu’une rénovation importante est à faire ou qu’une réparation est en cours, cela impacte directement les salariés ; c’est pourquoi les locaux d’entreprises doivent être entretenus. A chaque collaborateur supplémentaire s’ajoutent des coûts parfois importants : optimiser les espaces de travail est une solution pour réduire les coûts liés aux locaux d’une entreprise.

Avec la crise de Covid-19 et les mesures sanitaires qui ont suivies, la logique de fonctionnement des entreprises a bien changé, notamment avec l’arrivée importante du télétravail, qui semble bien partie pour rester. Aussi appelé “flex office”, le “clean desk” est un système de gestion de bureaux particulière : dans ce dernier, le collaborateur ne possède pas de bureau attitré. Si The Conversation note que ce système est rarement plébiscité par les employés pour plusieurs raisons : “Brouillage de la localisation des collègues, impossibilité de s’approprier un espace à soi, sentiment de mise à distance vis-à-vis de son entreprise”.

Mais d’un point de vue sanitaire, cela est peut-être une solution utile. En effet, beaucoup d’entreprises et probablement la vôtre, ont recours à des entreprises de nettoyage qui officient tous les jours ; le problème est qu’elles ne peuvent pas toucher aux effets personnels des employés et ne peuvent donc pas entièrement nettoyer les bureaux. Adopter le “clean desk” est donc pour certaines entreprises la garantie d’un nettoyage meilleur. Aussi, dans ce contexte d’adoption massive du télétravail, il devient difficile de justifier d’avoir un bureau par collaborateur, surtout si ce dernier télétravaille plusieurs jours par semaine.