En anglais, on parle de "space utilization" : Cette mesure repose sur deux notions clés qui sont : le taux d'occupation des bureaux & la bonne utilisation des espaces de travail.

Mesurer le taux d'occupation des bureaux ainsi qu'analyser la manière dont les collaborateurs utilisent les espaces partagés font partie des enjeux de la workplace, tant pour les gestionnaires d'immobilier d'entreprise que pour les départements des ressources humaines.

Vous souhaitez en savoir davantage sur comment optimiser vos espaces de travail dans un monde post-covid ou le travail hybride devient la norme ?

Cette alternance entre jour de télétravail et jour de présentiel implique nécessairement un taux d'occupation des bureaux, des salles de réunion et des espaces partagés plus restreint. Le besoin en nombre de postes attribués par collaborateur diminue au profit d'un besoin plus important en espaces de travail collaboratif et c'est pourquoi la mesure du taux d'occupation des bureaux ainsiq ue l'utilisation qui est faite des espaces partagés devient un enjeu clé des lieux de travail modernes.

Le taux d’occupation des espaces de travail diminue et rend la gestion immobilière de l’entreprise moins efficace. Les bureaux et tout ce qui entourent leur gestion, demandent des ressources humaines et financières : nettoyage, entretien, rénovations, loyers, charges, etc. Optimiser les surfaces et les espaces de travail, c’est avoir une gestion immobilière d’entreprise plus productive, plus rentable et dans un certain sens meilleur pour le développement durable (on consomme moins d’énergie).

C’est pourquoi avant de prendre une décision pour modifier des bureaux par exemple, qu’il faut mesurer leur taux d’occupation. Pour cela, plusieurs solutions existent : badge d’entrée, capteurs de présence, logiciels de réservation de salles (réunion, travail collaboratif), monitoring des visiteurs extérieurs.

Mais la notion de space utilization évoquée précédemment, n’englobe pas uniquement l’occupation des bureaux ; c’est aussi l’utilisation de ces espaces de travail.

Cela passe notamment par chercher à déterminer si la configuration des bureaux est optimale selon plusieurs critères :

Nombre et capacité des salles de réunions
Adapter la configuration et la capacité des salles de réunion, des outils mis à disposition tels que le matériel de visioconférence, projection devient un enjeu important pour éviter de gaspiller des m2.

Qualité de l’air
Elle doit être évaluée afin d'offrir un espace de travail sain qui préserve la santé des collaborateurs.

Déplacements des collaborateurs optimisés pour une meilleure productivité
Cette mesure de l’utilisation est plus complexe que celle de l’occupation : elle demande de se pencher sur l’expérience des usagers en les questionnant et en organisant les changements avec eux.

Leurs problématiques peuvent être très différentes selon les entreprises : certains collaborateurs recherchent peut-être des endroits calmes pour passer des appels ou participer à des réunions en visioconférence. D’autres manquent peut être d’espaces de collaboration avec des tableaux, des écrans de projection. Enfin, certains manquent de place pour des réunions importantes ou n’arrivent pas à trouver une salle inoccupée.

Mesurer le taux d’occupation des espaces de travail

La première chose à faire est sans doute de mesurer le taux d’occupation des espaces de travail. Il faut savoir combien de personnes sont présentes dans chaque salle à tout instant et savoir quelles salles sont les plus utilisées. Cela permettra de connaître les lieux plébiscités par les employés ou au contraire identifiés ceux qui sont sous-utilisés. Par la suite, ces derniers pourront être reconfigurés pour correspondre aux besoins des collaborateurs que cette mesure aura mis en lumière.

Pour un espace donné, on peut collecter plusieurs indicateurs :

• Le taux d’occupation
• Le nombre de personnes présentes en moyenne
• Les périodes d’affluence
• Les périodes creuses
• Le taux de réservation des salles de réunion

Cette mesure de l’occupation physique, est effectuée grâce à des capteurs d'occupation sans fil, placés sous les bureaux ou au sein des espaces partagés. Nos capteurs enregistrent les zones de chaleur et les flux de passage, ce qui permet de mesurer de manière anonyme le taux d'occupation des bureaux.

Connectés ensemble, ils offrent la possibilité de connaître le taux d’occupation des espaces en temps réel et d’obtenir un tableau de bord statistique. Notre solution est non-intrusive et respectueuse de la vie privée : les images thermiques ne permettent pas d’identifier quelqu’un en particulier.

Son taux de fiabilité est plus élevé que d’autres technologies (reconnaissance faciale par exemple).
Par ailleurs, cette mesure permettra peut-être de se rendre compte que les journées de télétravail de plusieurs collaborateurs sont complémentaires.

Par exemple, si l’organisation distanciel/présentiel de deux salariés font qu’ils ne se croisent jamais, peut-être est-il préférable qu’ils partagent un bureau. Cette logique, poussée à l’extrême est celle du “flex office”, un système de gestion de bureaux dans lequel les employés n’ont pas de bureau attitré, pour favoriser les rencontres et le travail collaboratif.

Améliorer la gestion des salles de réunion et des espaces individuels

Afin de garantir à chacun d’avoir l’espace qu’il lui faut quand il en a besoin, il est
intéressant de mettre en place un système de réservation de salles : via une application mobile ou une page web, vous pourriez donner la possibilités à vos collaborateurs de réserver une salle de réunion, un bureau, un espace d’appel, etc.

Si la salle n’est pas réservée, le salarié pourra consulter à n’importe quel moment les réservations mais aussi savoir quelles salles sont prises ou non, afin de ne pas perdre de temps et ne pas perturber ses collègues.

Aussi, ce système est un moyen efficace pour respecter au mieux les gestes barrières et la distanciation physique au travail. C’est d’ailleurs très efficace pour le suivi des cas- contact : si l’on sait qui était où à tel moment, cela permet de prévenir les personnes qui risqueraient d’être contaminées.

Analyser l’utilisation des espaces de travail

L’utilisation des espaces de travail est comme dit précédemment plus complexe. Elle demande de se pencher sur les pratiques des salariés : pour cela, les méthodes sont plurielles. Vous pouvez mettre en place un questionnaire à faire circuler dans votre entreprise ou bien réaliser des entretiens individuels avec les collaborateurs.

Recourir à ces deux méthodes est également une possibilité intéressante. Le but de ces questions est de mieux connaître les besoins des salariés relatifs à leur poste, selon le service qu’ils occupent. Il faut aussi faire le point sur leurs pratiques quotidiennes.