Quelles technologies pour mesurer en temps réel l’utilisation et l’occupation des espaces de travail ?

Dans un monde en pleine mutation, les habitudes de travail et les besoins des employés évoluent. Les nouvelles organisations du travail, les exigences écologiques sont autant de défis à relever pour les entreprises.

 

Chez Jooxter, nous croyons que le meilleur moyen d’anticiper les besoins de demain est de comprendre les comportements d’aujourd’hui grâce à la data.

 

Nous mettons en place des systèmes pour mesurer, comprendre et analyser vos espaces de travail.

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Les solutions de mesure traditionnelles

Mesurer le taux d’occupation des espaces de travail ou effectuer un comptage des salariés sur site n’est pas nouveau en soi.

 

Depuis de nombreuses années, deux méthodes traditionnelles sont largement utilisées :

 

– Le sondage interne pour la collecte de données qualitatives
– Le badge pour la collecte de données quantitatives

Le sondage interne pour la collecte de données qualitatives

Les sondages internes et anonymes sont utilisés pour mesurer des indicateurs clés, tels que le bien-être et l’engagement des collaborateurs au sein de la structure. Ils offrent l’avantage de collecter des données fiables à faible coût.

 

Néanmoins, ils ne peuvent être chronophages à mettre en place et ils impactent la productivité des salariés qui prennent sur leur temps de travail pour répondre aux questionnaires.

Le sondage interne pour la collecte de données qualitatives

Les badgeuses électroniques sont utilisées depuis de nombreuses années afin de contrôler les accès aux bâtiments, gérer les horaires et les temps de présence des salariés sur leur lieu de travail.

 

Les données collectées permettent d’avoir une idée du taux d’occupation des bureaux, mais cette technologie traditionnelle présente des inconvénients, qui les rendront bientôt obsolètes :

 

– Ce système de collecte n’est pas anonyme et ne s’inscrit pas durablement dans le respect du RGPD.

– Ce système de collecte n’est ni suffisant, ni assez fiable pour mesurer l’utilisation de l’espace.

Occupation vs utilisation des bureaux

La notion de « utilisation de l’espace” ou “space utilization”, recouvre deux dimensions différentes :

 

– Combien de mètres carrés sont utilisés ?
– Les mètres carrés sont-ils bien utilisés ?


Cette mesure qui croise des indicateurs qualitatifs et quantitatif est aujourd’hui devenue indispensable pour s’adapter aux nouvelles normes du monde du travail :

 

– Démocratisation du télétravail
– Multiplication des lieux de travail
– Besoin grandissant de flexibilité de la part des collaborateurs

Tout savoir flex-office

Les solutions technologiques

Un certain nombre de solutions technologiques sont proposées sur le marché afin de collecter les bonnes données.

 

IP monitoring


L’IP monitoring permet de mesurer le taux d’occupation des bureaux assignés, qu’il s’agisse de bureaux fermés ou des postes de travail attribués de manière nominative aux collaborateurs, dans un open space.

 

Si cette technologie est relativement précise, son coût d’installation est élevé.
Elle ne permet pas une collecte de données de façon anonyme, or ce point est mal perçu par les collaborateurs et contraire au RGPD.

 

La balises beacons ou les tags RFid


Ces technologies sans fil sont polyvalentes et peuvent être utilisée dans de nombreux espaces de travail :

 

– Bureaux attitrés
– Bureaux flexibles
– Restaurants d’entreprises
– Espaces collaboratifs
– Salles de réunion


Les balises beacons, grâce à la connexion bluetooth, vont capter, à intervalle régulier, les signaux émis par des dispositifs connectés à Internet, comme les smartphones ou les tablettes, qui se trouvent à proximité.

 

Les tags RFID fonctionnent sensiblement pareil, sauf qu’ils utilisent l’énergie électromagnétique et diffusent des ondes radio vers un lecteur situé à proximité.

 

Ces technologies sont des outils de mesure fiables et présentent des coûts d’installation abordables mais l’anonymisation des données reste encore une fois l’inconvénient majeur de ces systèmes.

 

Pour vous apporter l’éclairage nécessaire, pour organiser et fluidifier l’utilisation de vos espaces en respectant l’anonymat de chaque employé, Wx vous propose des solutions innovantes, fiables et facilement implémentables dans votre organisation.

Mesurer efficacement l’utilisation qui est faite de vos espaces de travail, en respectant l’anonymat de vos collaborateurs.

Les meilleures technologies pour mesurer l'occupation

Pour chaque espace de travail, Jooxter vous aide à équiper vos bureaux avec des solutions fiables et performantes, respectueuses de l’anonymat des salariés, et facilement implémentables, à des coûts similaires aux balises beacons et aux tags RFID.

Les meilleures technologies pour mesurer l'occupation

Les capteurs infrarouges


L’infrarouge permet de mesurer à la fois les bureaux des individus et des zones fermées, et ne fournit dans ce cas, que l’information utilisée/non utilisée.

 

Les accéléromètres


Les accéléromètres sont placés dans les sièges, ce qui permet de connaître le taux d’occupation et l’utilisation des postes de travail non assignés.

La géolocalisation par Wifi.


Le Wifi fonctionne par triangulation et localise les appareils qui ont le WiFi activé (comme les smartphones). Ils ne sont pas aussi précis que les capteurs infrarouges ou les accéléromètres, mais ils donnent une idée du nombre de personnes présentent dans l’ensemble des bureaux.

 

Capteurs TOF


Ce composant s’appelle « capteur de temps de vol » ou ToF sensor en anglais (pour Time of Flight). Un capteur d’image classique se comporte comme la rétine d’un œil, il est passif ; 

 

A contrario, un capteur ToF est un composant actif puisqu’il mesure non pas la lumière ambiante, mais un genre “d’écho” de celle qu’il émet. Le dispositif complet est composé de deux éléments :


Le capteur de temps de vol en lui-même un système d’illumination de la scène.
Ces deux composants qui travaillent de concert. C’est la mesure du temps que met la lumière à revenir au capteur qui permet de déterminer sa distance aux objets.

 

Capteurs bolomètre IR


Un bolomètre est un détecteur élémentaire. Son principe est simple : il transforme l’énergie du rayonnement électromagnétique incident en point de chaleur.

 

La possibilité de réaliser de l’imagerie thermique permet une mesure précise de température à distance.


Ainsi, les capteurs permettent l’identification et la représentation d’objets ou de personnes selon leur température d’émission.

Prendre les bonnes décisions workplace

En utilisant toutes ces technologies de pointe, les informations sont collectées en temps réel.

 

Elles sont ensuite restituées dans des tableaux de bord qui facilitent la lecture de vos statistiques et vous aident à prendre les bonnes décisions.

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